Chính sách bảo mật

1. Giới thiệu

Chính sách này giải thích cách Công ty Cổ phần Giải pháp NEXT HOME ("NEXT HOME", "chúng tôi") xử lý dữ liệu cá nhân khi cung cấp phần mềm vận hành lưu trú TingStay, gồm Console, ứng dụng nhân sự, trang dành cho khách lưu trú, TingEdge và website tingstay.vn.

Chính sách được xây dựng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Các từ ngữ như "dữ liệu cá nhân", "chủ thể dữ liệu", "bên kiểm soát", "bên xử lý" được hiểu theo nghĩa của Luật này.

2. Vai trò của NEXT HOME

TingStay được nhiều doanh nghiệp lưu trú cùng sử dụng, mỗi doanh nghiệp có vùng dữ liệu riêng. Vì vậy vai trò của chúng tôi khác nhau theo từng loại dữ liệu:

Nếu bạn là khách lưu trú, doanh nghiệp nơi bạn ở là bên chịu trách nhiệm chính về dữ liệu của bạn. Bạn có thể gửi yêu cầu cho doanh nghiệp đó hoặc cho chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý.

3. Dữ liệu chúng tôi xử lý

Tài khoản Người dùng. Họ tên, email, số điện thoại, vai trò, doanh nghiệp đang làm việc, ảnh đại diện nếu có. Mật khẩu chỉ được lưu dưới dạng băm, chúng tôi không đọc được mật khẩu gốc.

Nhật ký sử dụng. Thời điểm đăng nhập, địa chỉ IP, loại thiết bị và trình duyệt, các thao tác quan trọng như tạo lượt ở, cấp mã cửa, sửa hồ sơ căn hộ, thu chi. Nhật ký giúp doanh nghiệp biết ai đã làm gì và giúp phát hiện truy cập trái phép.

Dữ liệu khách lưu trú do doanh nghiệp nhập. Họ tên, số điện thoại, thời gian nhận và trả phòng, số người, ghi chú, mã cửa của lượt ở, khoản phải trả và đã trả. Khi doanh nghiệp yêu cầu, có thêm loại và số giấy tờ tùy thân để phục vụ thông báo lưu trú.

Dữ liệu nhân sự do doanh nghiệp nhập. Ca làm, giờ chấm công, việc dọn phòng và sửa chữa được giao, kết quả kiểm tra phòng.

Số liệu thiết bị trong căn hộ. Trạng thái đóng mở cửa, lần mở khóa, cảm biến có người, chỉ số điện nước, trạng thái điều hòa và đèn. TingStay không dùng camera và không ghi âm trong căn hộ. Các số liệu này không chứa tên người nhưng có thể liên kết với một lượt ở, nên chúng tôi bảo vệ chúng như dữ liệu cá nhân.

Thông tin thanh toán. Số tiền, phương thức, thời điểm, mã giao dịch chuyển khoản. TingStay không thu thập và không lưu số thẻ ngân hàng.

Yêu cầu tư vấn qua website. Khi bạn gửi biểu mẫu liên hệ trên tingstay.vn, chúng tôi nhận họ tên, số điện thoại, tên doanh nghiệp, số căn hộ, gói dịch vụ và hình thức cho thuê bạn quan tâm, nội dung bạn ghi, cùng thông tin kỹ thuật đi kèm: địa chỉ IP, loại trình duyệt, trang gửi yêu cầu và nguồn truy cập (mã chiến dịch quảng cáo nếu có). Các trường ngoài họ tên và số điện thoại là không bắt buộc.

Số liệu truy cập website. Khi bạn xem tingstay.vn, công cụ đo lượt truy cập ghi nhận các trang đã xem, thao tác trên trang, loại thiết bị, trình duyệt, vị trí gần đúng theo địa chỉ IP và nguồn truy cập. Chúng tôi dùng số liệu này ở dạng tổng hợp, không dùng để xác định danh tính từng người xem.

Một số dữ liệu nêu trên có thể thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo quy định của pháp luật. Với các dữ liệu này, chúng tôi áp dụng thêm biện pháp bảo vệ nêu ở mục Bảo vệ dữ liệu.

4. Mục đích xử lý

Chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu cho các mục đích sau:

1. Cung cấp các tính năng của TingStay: quản lý căn hộ, lượt ở, mã cửa, thiết bị, dọn phòng, thu chi, báo cáo.
2. Xác thực người đăng nhập, phân quyền và ghi nhật ký thao tác.
3. Gửi thông báo vận hành như cảnh báo thiết bị, việc mới được giao, phiếu thanh toán cho khách.
4. Hỗ trợ kỹ thuật, chẩn đoán sự cố thiết bị từ xa khi doanh nghiệp yêu cầu.
5. Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện và ngăn chặn gian lận, truy cập trái phép.
6. Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng và theo quy định pháp luật.
7. Liên hệ lại, tư vấn và báo giá khi bạn gửi yêu cầu qua website; đo lượt truy cập và hiệu quả kênh truyền thông để cải thiện nội dung website.

Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân, không dùng dữ liệu khách lưu trú cho mục đích quảng cáo.

5. Căn cứ xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân trên cơ sở sự đồng ý của chủ thể dữ liệu, hoặc trong các trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý, như để thực hiện hợp đồng mà chủ thể dữ liệu là một bên, hoặc để thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.

Với dữ liệu khách lưu trú và nhân sự, doanh nghiệp lưu trú có trách nhiệm thông báo và có căn cứ hợp pháp trước khi nhập dữ liệu vào TingStay. Chúng tôi chỉ xử lý theo chỉ dẫn của doanh nghiệp.

6. Chia sẻ dữ liệu

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau, và chỉ phần dữ liệu cần thiết:

• Nhà cung cấp hạ tầng lưu trữ cơ sở dữ liệu, tệp tin, gửi email và tin nhắn cho TingStay. Các bên này xử lý dữ liệu theo hợp đồng với NEXT HOME. cần xác nhận: danh sách nhà cung cấp
• Dịch vụ doanh nghiệp chủ động kết nối, như nền tảng khóa cửa (TTLock, NeoLock) để cấp mã cửa, kênh đặt phòng để đồng bộ lịch, Zalo để gửi phiếu cho khách.
• Công cụ phục vụ website tingstay.vn: Google (Google Analytics để đo lượt truy cập; Google Sheets và Apps Script để ghi nhận yêu cầu tư vấn), Heap để đo cách người xem sử dụng trang, Telegram để báo yêu cầu tư vấn mới cho nhân viên NEXT HOME. Khi bạn bấm gửi biểu mẫu, trình duyệt gọi một trong ba dịch vụ Cloudflare (cloudflare.com), ipify (api.ipify.org) hoặc ipinfo (ipinfo.io) để xác định địa chỉ IP; các dịch vụ này nhận địa chỉ IP của bạn. Chúng tôi dùng địa chỉ IP để chống gửi tự động và gửi lặp. Chúng tôi không gửi yêu cầu tư vấn tới Meta hay nền tảng quảng cáo nào qua Conversions API (CAPI).
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu bằng văn bản theo quy định pháp luật.
• Doanh nghiệp lưu trú mà bạn làm việc hoặc lưu trú: Người dùng trong cùng doanh nghiệp xem được dữ liệu theo quyền được cấp. Dữ liệu của doanh nghiệp này không hiển thị cho doanh nghiệp khác.

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Hạ tầng của TingStay đặt tại máy chủ ở ngoài Việt Nam, thuộc vùng Singapore hoặc Mumbai (Ấn Độ) của nhà cung cấp hạ tầng. Các công cụ phục vụ website tingstay.vn nêu ở mục Chia sẻ dữ liệu (Google, Heap, Telegram, Cloudflare, ipify, ipinfo) lưu dữ liệu tại máy chủ của họ ở ngoài Việt Nam. Khi chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, chúng tôi thực hiện hồ sơ đánh giá tác động và các thủ tục khác theo quy định, đồng thời yêu cầu bên nhận áp dụng mức bảo vệ không thấp hơn Chính sách này.

8. Thời gian lưu trữ

Khi doanh nghiệp chấm dứt sử dụng, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh sau thời hạn xuất dữ liệu, trừ phần pháp luật yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

9. Bảo vệ dữ liệu

• Dữ liệu truyền giữa thiết bị của bạn, TingEdge và máy chủ được mã hóa.
• Mã cửa và số giấy tờ tùy thân được mã hóa khi lưu, chỉ người có quyền mới xem được.
• Dữ liệu của mỗi doanh nghiệp được tách riêng ở tầng cơ sở dữ liệu. Người dùng chỉ thấy dữ liệu của doanh nghiệp mình, trong phạm vi quyền được cấp.
• Mỗi thao tác quan trọng đều ghi nhật ký: ai làm, lúc nào, thay đổi gì.
• Mã cửa cấp theo lượt ở, tự hết hiệu lực khi lượt ở kết thúc.
• Dữ liệu được sao lưu định kỳ. Nhân sự NEXT HOME chỉ truy cập dữ liệu của doanh nghiệp khi cần hỗ trợ kỹ thuật và có ghi nhận.

Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Khi xảy ra sự cố có thể ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và doanh nghiệp liên quan trong thời hạn pháp luật quy định, đồng thời thực hiện ngay các biện pháp khắc phục.

10. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau đối với dữ liệu của mình:

1. Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
2. Đồng ý hoặc không đồng ý, rút lại sự đồng ý cho phép xử lý.
3. Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu.
4. Yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế xử lý dữ liệu.
5. Yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình.
6. Phản đối việc xử lý dữ liệu.
7. Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

Người dùng có thể tự xem và sửa thông tin tài khoản trong Console. Với các yêu cầu khác, bạn gửi về địa chỉ ở mục Liên hệ. Chúng tôi xác minh danh tính người yêu cầu trước khi thực hiện và phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng đến tính hợp pháp của việc xử lý đã thực hiện trước đó.

11. Lưu trữ trên trình duyệt

Console lưu một số thông tin trên trình duyệt của bạn để giữ phiên đăng nhập và nhớ thiết lập giao diện như chế độ sáng tối, cột đang hiển thị. Thông tin này không dùng để quảng cáo.

Website tingstay.vn dùng Google Analytics và Heap để đo lượt truy cập. Hai công cụ này đặt cookie phân tích trên trình duyệt của bạn. Website cũng lưu trên trình duyệt nguồn truy cập lần đầu (mã chiến dịch) trong tối đa 90 ngày, để khi bạn gửi yêu cầu tư vấn chúng tôi biết bạn tìm đến TingStay từ đâu. Website tingstay.vn không dùng cookie quảng cáo. Bạn có thể xóa hoặc chặn cookie trong cài đặt trình duyệt; website vẫn dùng được bình thường.

12. Dữ liệu của trẻ em

TingStay dành cho doanh nghiệp, không dành cho trẻ em sử dụng. Khi trẻ em lưu trú cùng người lớn và doanh nghiệp cần ghi nhận thông tin, doanh nghiệp có trách nhiệm có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ theo quy định.

13. Thay đổi Chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi Dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản và ngày cập nhật ghi ở đầu trang. Thay đổi quan trọng được thông báo trên Console hoặc qua email trước khi có hiệu lực.

14. Liên hệ

Bộ phận phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, Công ty Cổ phần Giải pháp NEXT HOME

• Địa chỉ: SP-03-22 San Hô 2A, Vinhomes Ocean Park, Gia Lâm, Hà Nội
• Điện thoại, Zalo: 0961 441 678
• Email: [email protected]